Jede E-Mail im richtigen Register.
Tribus Postfach liest Ihre Postfächer mit, erkennt Belege, Bescheide, Fristen und Mandantenanfragen und legt sie in DATEV ab. In der Kanzlei im DMS, im Unternehmen in Unternehmen online.
Wir nehmen derzeit Pilotkanzleien und Pilotunternehmen auf, die mit DATEV arbeiten.
- Beleg / Rechnung
Rechnungen September
Mandant 10432, Bäckerei Wendt GmbH
- Finanzamt / Behörde
Bescheid über Umsatzsteuer 2025
Mandant 10518, Kaya Bau GmbH
- Mandantenanfrage
Frage zur Dienstwagenregelung
Mandant 20071, Ostrowski Design
- Fristsache
Erinnerung: Abgabe Jahresabschluss
Mandant 10209, Lindner & Rohde OHG
4 E-Mails mit 6 Anhängen im DATEV DMS abgelegt
Vom Posteingang in die Akte, ohne Umweg über den Drucker.
Postfach verbinden
Microsoft 365, Google Workspace oder jedes IMAP-Postfach. Mitarbeitende verbinden ihr eigenes Postfach, die Kanzleileitung die gemeinsamen wie info@ oder rechnungen@.
Sortieren
Jede neue E-Mail bekommt eine Kategorie. Die Kategorien benennen Sie selbst und geben jeder einen kurzen Hinweis, woran man sie erkennt.
Mandant zuordnen
Erst über die Absenderadresse, dann über die Domain, dann über Zuordnungen, die Ihr Team schon einmal getroffen hat. Ist nichts eindeutig, landet die E-Mail in Ihrer Freigabe.
In DATEV ablegen
Die E-Mail als PDF und alle Anhänge als ein Dokument im DATEV DMS, beim richtigen Mandanten, im Ordner und Register, das Sie je Kategorie festlegen.
Ihre Kategorien, Ihre Ablage.
Für jede Kategorie legen Sie fest, wohin sie in DATEV kommt und ob sie ohne Rückfrage abgelegt wird. Wählen Sie einen Reiter, um zu sehen, was mit einer E-Mail passiert.
Eingang
„Anbei die Rechnungen für September“ mit drei PDF-Anhängen
Ablage
DMS, Klasse Beleg
Ein Dokument mit E-Mail und drei Belegen, Klasse Beleg, Status zu buchen.
Für Kanzleien
Ihr Team öffnet morgens nur noch die E‑Mails, bei denen jemand entscheiden muss.
- Ablage im DATEV DMS oder in der Dokumentenablage, mit Mandant, Ordner, Register und Status.
- Sie legen je Kategorie fest, was ohne Rückfrage abgelegt wird und was in die Freigabe geht.
- Im Testbetrieb sehen Sie für jede E-Mail, wo sie gelandet wäre, ohne dass etwas in DATEV geschrieben wird.
- Ihr IT-Dienstleister richtet den Konnektor auf dem Server ein, auf dem DATEV läuft. Er bekommt dafür eine Einladung mit Anleitung.
Für Unternehmen
Rechnungen, die per E‑Mail kommen, liegen bei Ihrer Kanzlei, bevor sie jemand ausdruckt.
- Belege aus rechnungen@ oder buchhaltung@ gehen direkt an DATEV Unternehmen online.
- Eingangs- und Ausgangsrechnungen landen getrennt. Newsletter und Werbung bleiben draußen.
- Ihre Kanzlei findet die Belege dort, wo sie ohnehin bucht. Niemand muss etwas weiterleiten.
- Sie verbinden DATEV einmal mit Ihrem DATEV-Login. Kein Server, keine Installation.
Was mit Ihren E-Mails passiert, und was nicht.
- Es wird nichts gesendet
- Tribus Postfach liest, sortiert und legt ab. Es beantwortet keine E-Mail und verschickt keine.
- Nur neue E-Mails
- Verarbeitet werden E-Mails ab dem Moment, in dem Sie das Postfach verbinden. Alte Bestände bleiben unberührt.
- Inhalte bleiben nicht liegen
- Wir speichern Absender, Betreff, Kategorie und Ablageort. Anhänge liegen nur bis zur Ablage bei uns, höchstens 30 Tage.
- Jeder sieht sein Postfach
- Mitarbeitende sehen ihre eigenen und die für sie freigegebenen Postfächer. Auch die Kanzleileitung liest keine fremden persönlichen E-Mails.
- Eigene DATEV-Schnittstelle
- Die Verbindung zu DATEV läuft über MandantenBrücke, die Schnittstelle, die wir selbst entwickeln und betreiben.
- Auftragsverarbeitung
- Sie erhalten einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO, bevor das erste Postfach verbunden wird.
Häufige Fragen
Welche DATEV-Ausstattung brauchen wir?
Als Kanzlei: DATEV DMS oder die DATEV Dokumentenablage und DATEVconnect, beides auf Ihrem DATEV-Server oder bei DATEVasp. Als Unternehmen: einen Zugang zu DATEV Unternehmen online über Ihre Kanzlei.
Was muss unsere IT tun?
Bei Kanzleien installiert Ihr IT-Dienstleister einmal den MandantenBrücke-Konnektor auf dem DATEV-Server. Er bekommt von uns eine Einladung mit Schritt-für-Schritt-Anleitung. Unternehmen brauchen keine Installation.
Was passiert, wenn eine E-Mail falsch zugeordnet wird?
Sie ordnen sie in der Freigabe dem richtigen Mandanten zu. Tribus Postfach merkt sich den Absender und ordnet seine nächsten E-Mails selbst richtig zu.
Können wir erst testen, bevor etwas in DATEV landet?
Ja. Im Testbetrieb läuft alles wie im echten Betrieb, nur ohne Schreiben in DATEV. Sie sehen für jede E-Mail, mit welchem Mandanten, in welchem Ordner und mit welchem Status sie abgelegt worden wäre.
Was kostet es?
Während der Pilotphase besprechen wir den Preis im Gespräch, abhängig von der Zahl der Postfächer.
Wer steht hinter Tribus?
Tribus Solutions ist ein Softwareunternehmen aus Berlin-Neukölln. Wir entwickeln MandantenBrücke, eine Schnittstelle, über die Software mit DATEV in der Kanzlei verbunden wird, und bauen darauf eigene Produkte.
Einen Pilotplatz anfragen
Schreiben Sie uns, wie viele Postfächer Sie haben und mit welcher DATEV-Ausstattung Sie arbeiten. Wir melden uns innerhalb von zwei Werktagen für ein Gespräch von 30 Minuten.
Lieber direkt? [email protected]